الفرق بين السكرتير التنفيذي ومدير المكتب
ما هو الفرق بين السكرتير التنفيذي ومدير المكتب؟ يُعد كل من وظيفة السكرتير التنفيذي ومدير المكتب من الوظائف الإدارية المهمة جداً في أي مؤسسة حكومية أو خاصة، لكن لكل منهما مهام ومسؤوليات مختلفة.
في هذا المقال عبر موقع تقني دوت كوم، سنخصص شرح شامل لنشرح ما هو الفرق بين السكرتير التنفيذي ومدير المكتب، سنعرف ما هي مهام السكرتير التنفيذي والمدير المكتب وما هي المسؤوليات والمهارات المطلوبة.
 |
| الفرق بين السكرتير التنفيذي ومدير المكتب |
يضع مدراء الشركات دائماً سكرتير تنفيذي يساعدهم في تنظيم أمور الشركة التنظيمية المتمثلة في الاجتماعات والمواعيد الورقية والالكترونية وغيرها الكثير من المهام الأخرى التي يجب القيام بها وتنظيمها لمدير الشركة، من المعروف بأن مدراء الشركات لا يجدون الوقت الكافي للتنظيم امورهم المكتبية.
في الوقت الحالي يوجد منصبين في الشركات الأول باسم السكرتير التنفيذي والثاني باسم مدير المكتب ولكن البعض لا يُفرق بين هذين المنصبين لذلك بدأت العديد من التساؤلات التي تدور حول هذا الموضوع لذلك سنقوم اليوم في هذا المقال بالتطرق لتقديم كافة الفروقات بين السكرتير التنفيذي ومدير المكتب.
الفرق بين السكرتير التنفيذي ومدير المكتب
على الرغم من أن البعض يعتقد بأنه لا يوجد فروقات بين السكرتير التنفيذي ومدير المكتب إلا أنه يوجد العديد من الفروقات الموجودة بين هذين المنصبين لذلك سنقوم في هذه الفقرة بتقديم كافة الفروقات حول هذين المنصبين وتتمثل الفروقات على النحو الاتي:
1. المؤهل الدراسي
يعتبر المؤهل الدراسي من أهم الفروقات الموجودة بين مدير المكتب والسكرتير التنفيذي.
- مدير المكتب: إن مدير المكتب يكون حاصل على ماجستير في إدارة الاعمال او في إدارة المكاتب.
- السكرتير التنفيذي: أما بالنسبة الى السكرتير التنفيذي فهو يكون حاصل على بكالوريوس في إدارة الاعمال او في دبلوم سكرتارية تنفيذية.
2. اتخاذ القرارات
- مدير المكتب: يمكن لمدير المكتب اتخاذ القرارات بالنيابة عن المدير العام في حالة كانت المدير قد تغيب ضرورياً كما يمكنه إعطاء الأوامر واتخاذ القرارات في العديد من الأمور الهامة.
- السكرتير التنفيذي: بالنسبة الى السكرتير التنفيذي فسيتعين عليه في هذه الحالة التواصل مع المدراء الاخرين الموجودين في الشركة لاتخاذ القرار المناسب في خصوص امراً ما، ويقوم بهذا الامر في حالة غياب المدير العام اضطرارياً وتلغى مهمته عند رجوع المدير الى منصبه.
3. الاجتماعات
- مدير المكتب: يمكن لمدير المكتب حضور الاجتماعات الداخلية والخارجية بالنيابة عن المدير وذلك في الحالات الاضطرارية كما يمكن لمدير المكتب المشاركة في الاجتماعات بصفة عضو من أعضاء الاجتماع ايضاً.
- السكرتير التنفيذي: يمكن للسكرتير التنفيذي حضور الاجتماع ولكن من اجل تسجيل محضر الاجتماع فقط وغن هذا الامر قد يكون في بعض الأحيان وليس دائماً.
4. المهام الروتينية
- مدير المكتب: لا يفترض على مدير المكتب القيام بالروتينية والتي تتمثل في السكرتارية.
- السكرتير التنفيذي: بالنسبة الى السكرتير التنفيذي فإن الاعمال الروتينية مهامه الأساسية فمن المفترض عليه تنظيمها بشكل صحيح دائماً.
5. الاعمال الإدارية
- مدير المكتب: في حال كان يوجد في المكتب مدير مكتب فقط ولا يوجد سكرتير تنفيذي فسيتعين على مدير المكتب القيام بكافة الاعمال من دون أي استثناء نهائياً.
- السكرتير التنفيذي: أما في حال كان يوجد سكرتير تنفيذي ومدير مكتب ايضاً فإن المهام ستوضح لكل منهما وفقاً لوظيفته ومؤهله الدراسي ومن المعروف بأن هذه الفوارق معروفة بين هذين المنصبين.
6. الارتقاء
إن الارتقاء يكون من جهة السكرتير التنفيذي حيث يمكنه الحصول على ترقية من سكرتير تنفيذي الى مدير مكتب وذلك بعد حصوله على الخبرة الكافية التي تؤهله لإدارة مكتب، إن هذا الامر يعتمد على السكرتير التنفيذي بشكل كامل في تنمية شخصيته وفي تغييرها وتعويدها على الحكمة في التواصل والاتصال مع الجهات العليا وفي اتخاذ القرارات الصائبة ايضاً.
قد يهمك: 10 عوامل النجاح في إدارة المشاريع
الفرق بين السكرتير والسكرتير التنفيذي
في الواقع يوجد بعض الفروقات بين السكرتير والسكرتير التنفيذي وسنقوم في هذه الفقرة بتقديم الفروقات كاملةً بين هذين المنصبين حيث تتمثل على النحو التالي:
1. السكرتير
- إن وظيفة السكرتير الرئيسي هي العمل على تنظيم الجدول الزمني وإدارة المراسلات والمواعيد ايضاً.
- أيضاً من وظيفته الدعم الإداري العام في الإجابة على المكالمات الهاتفية إضافة الى اعداد الوثائق او التقارير البسيطة.
- يحمل السكرتير مسؤولية إدارة المكاتب إضافة الى ترتيب الملفات والأوراق والمستندات ايضاً.
- يفترض عليه ايضاً العمل في تنظيم ترتيبات السفر وتنظيم الاجتماعات وحجز الفنادق.
2. السكرتير التنفيذي
أما بالنسبة الى السكرتير التنفيذي فيفرض عليه العديد من المهام الإضافية والتي تتمثل على النحو الاَتي:
- إن مهام السكرتير التنفيذي تعتبر أكثر تعقيداً من مهام السكرتير العادي.
- كما أنه يعمل على تقديم الدعم في اتخاذ القرارات والتخطيط للاجتماعات المستقبلية إضافة الى العمل على كتابة التقارير وجميع الاعمال المذكورة تتم بالتنسيق مع الإدارة العليا.
- يوجد له دور فعال في إدارة المشاريع والمتابعة بشكل جدي مع الإدارة في اتخاذ القرارات العليا.
- من وظيفته التعامل مه المعلومات الحساسة في الشركة.
نصائح للترقية من سكرتير إلى سكرتير تنفيذي
الجميع يسعى للترقية من منصب السكرتير الى منصب السكرتير التنفيذي وذلك لكسب المزيد من الخبرات والمهارات في هذا المجال ولكن الترقية من منصب سكرتير الى سكرتير تنفيذي يحتاج الى تعب وعمل مستمر لكسب خبرة تساعده في التأهل من المنصب القديم الى المنصب الجديد وإذا كنت ترغب في ذلك فسنقدم اليكم بعض النصائح التي تساعدكم في الترقية والتي تتمثل على النحو الاَتي:
1. تنمية وتمكين مهارات السكرتارية
في البداية يجب العمل جيداً على تطوير المهارات المكتبية والإدارية والعمل على تطوير مهارة استثمار الوقت والتحليل والتفكير النقدي وتنمية مهارة التواصل مع الاخرين ومن المهم أن يكون لدى المدير التنفيذي حس تهذيبي عالي ولبق ايضاً ويجب عليه العمل على الحفاظ على وقت المدير التنفيذي لزيادة إنتاجية الشركة جيداً.
2. زيادة التحصيل العلمي
إن معظم الشركات تسعى الى توظيف الأشخاص الحاصلين على مؤهلات علمية ممتازة في المجالات العلمية مثل الاجازة او الماجستير فمن المعروف بأن الشهادة العلمية تزيد من فرصة القبول في الوظائف، كما أن الشهادة العلمية تساعد في زيادة ثقافة الموظف وخبراته كما أنها تدعم سيرته الذاتية جيداً.
3. رفع مستوى المسئولية
إن الانتقال من منصب سكرتير الى سكرتير تنفيذي يعني زيادة المسؤوليات الملقاة على عاتق الموظف لأن المسؤولية ستصل لمستوى الاشراق على المستويات الإدارية الدنيا وتصميم مواقع ويب الشركة والاشراف على الميزانية ايضاً.
4. التعليم والتدريب المستمر
من اجل الوصول الى منصب السكرتير التنفيذي يجب على الموظف دعم سيرته الذاتية بالشهادات العلمية من خلال القيام بجلسات تدريبية في جامعات ومعاهد ومنظمات فهي تساعد في زيادة فرصة القبول في منصب السكرتير التنفيذي، في الوقت الحالي يمكن الحصول على هذه الشهادات بسهولة من خلال الأنترنت.
الخلاصة
خلاصة مقالنا أصدقائي المتابعين نكون قدمنا اليكم في هذا المحتوى كافة الفروقات بين السكرتير ومدير المكتب وقدمنا إليكم ايضاً أهم الارشادات والنصائح للترقية من منصب سكرتير الى السكرتير التنفيذي، وكما رأينا بأن كلا المنصبين يحتاجان الى خبرات عملية وشهادات علمية، نتمنى أن يكون المقال مفيداً.
مواضيع ذات صلة:
